Sistem Akuntansi "Formulir"

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Formulir (Dokumen)adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang,  dan tanda tangan wiraniaga. Di samping informasi ini, formulir tersebut, berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama formulir.

Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.Formulir ini diisi berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, misalnya tanggal penjualan, nama dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga jual persatuan dan total harga jual.

Pemanfaatan Tembusan atau Copy Formulir. Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Untuk mengurangi pekerjaan klerikal, analisis system membuat beberapa lembar formulir, yang dengan sekali pengerjaan, beberapa tujuan tersebut dapat tercapai. Oleh karenaitu, analisis sistem merancang formulir surat order pembelian (purchase order) untuk dikirim kepada pemasok, yang hanya dengan sekali pengerjaan dapat menghasilkan tembusan yang dapat memberikan informasi kepada Bagian Penerimaan dan Bagian Utang. Oleh karena itu, penulis tertarik menulis makalah mengenai formulir.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka rumusan masalah dalam makalh ini adalah:

1.      Apa yang dimaksud dengan formulir?

2.      Apa pengertian dari formulir elektronik?

3.      Apa saja manfaat dari formulir?

4.      Apa saja golongan formulir menurut sumbernya?

5.      Apa saja golongan formulir menurut tujuannya?

6.      Apa prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir?

7.      Kapan formulir diperlukan?

8.      Faktor apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir?

9.      Informasi apa saja yang diperlukan dalam merancang kembali suatu formulir?

10.  Apa yang dimaksud dokumen sumber dan dokumen pendukung?

C.    Tujuan

Tujuan dalam penulisan makalah ini adalah:

1.      Mahasiswa mampu memahami tentang formulir dan formulir elektronik.

2.      Mahasiswa mampu memahami manfaat dari formulir.

3.      Mahasiswa mampu memahami golongan formulir menurut sumbernya dan menurut tujuannya.

4.      Mahasiswa dapat memahami prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir.

5.      Mahasiswa mampu memahami kapan diperlukannya formulir.

6.      Mahasiswa dapat mngetahui faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir.

7.      Mahasiswa dapat memahami informasi yang diperlukan dalam merancang kembali suatu formulir.

8.      Mahasiswa dapat memahami perbedaan antara dokumen sumber dan dokumen pendukung.

D.    Manfaat

Adapun manfaat yang didapat dari penulisan makalah ini, yaitu pembaca (baik itu mahasiswa, anggota perusahaan, masyarakat) bisa menggunakan formulir dengan baik untuk kepentingan organisasi. Di samping itu, pembaca dapat merancang formulir dalam organisasi perusahaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    DEFINISI FORMULIR

Formulir (Dokumen)adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang,  dan tanda tangan wiraniaga. Di samping informasi ini, formulir tersebut, berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama formulir. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.

B.     FORMULIR ELEKTRONIK

Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolaan data elektronik. Penggunakan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat berikut ini:

1.         Tidak Pernah Kehabisan Formulir. Dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan prmintaan.

2.         Tidak Pernah Ketinggalan Jaman. Formulir elektronik mudah di sesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.

3.         Tidak Dimungkinkan Penggunakan Formulir yang Salah. Penggunakan formulir elektronik memungkinkan dengan segera menyesuaikan isi dan format formulir untuk memunihi perubahan keaadaan sehingga memungkinkan penyediakan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.

4.         Tidak Memungkinkan Pengguna Formulir yang Salah. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik hanya memasukkkan password, nama dan nomor formulir dan komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama yang dimaksukkan ke dalam komputer jika suatu formulir telah direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.

5.         Kecepatan Pengisian Formulir. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data, dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Jika diperlukan “help window” dapat disediakan untuk setiap ruang yang harus diisi data.

6.         Penangkapan Data Dilakukan Sekali. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7.         Tidak Ada Data yang Mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.

8.         Kemudahan dalam Pengelolaan Formulir. Dengan penggunakan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintregasi sistem komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir.

Gambar 3.1 Faktur Penjualan Tunai

C.    MANFAAT FORMULIR

Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk :

a.       Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membutuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggung jawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.

Keluar ( voucher)

a)      Mengisi formulir dan memverifikasi perhitungan dan kelengkapan dokumen pendukung oleh Kepala Bagian Utang.

b)      Memberikan otorisasi pengeluaran uang oleh Kepala Departemen Keuangan atau Derektur keuangan.

c)      Melaksanakan pembayaran oleh Kasa.

d)     Mencatat transaksi pengeluaran kas oleh Kepala Bagian Utang dalam register bukti kas keluar ( voucher register ) dan oleh Kas dalam register cek ( check register.

b.      Untuk Menentukan Data Bisnis Perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Seperti telah disebutkan diatas, dalam transaksi penjualan tunai misalnya, perusahaan memerlukan data berikut ini direkam dalam formulir faktur penjualan tunai :

a)      Tanggal penjualan.

b)      Nama winariaga (dan kodenya) yang melayani penjualan.

c)      Nama barang yang dijual.

d)     Kuantitas barang yang dijual.

e)      Harga jual persatuan.

f)       Total harga jual setiap jenis barang yang dijual.

g)      Total harga jual semua barang yang dijual .

h)      Tanda tangan wiraniaga yang melaksankan penjualan.

i)        Tanda penerimaan kas dari bagian kas.

j)        Tanda penyerahan barang kepada pembeli.

k)      Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi.

c.       Untuk Mengurangi Kemungkinan Kesalahan dengan Cara Menyatakan Semua Kejadian dalam Bentuk Tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.

d.      Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

D.    GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

Formulir digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan.

a.         Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan .contoh formulir ini adalah  surat permintaan pembelian, memo kredit, memo kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

b.         Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan Kepada Pihak Luar Perusahaan. Formulir di buat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini adalah : faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian,surat permintaan penawaran harga, bukti keluar, dan surat order penjualan.

c.         Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan .formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contohnya golongan formulir ini adalah : faktur pembelian, surat order dari piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank.

E.     GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA

Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya

1.      Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh lain formulir yang termasuk dalam golongan ini adalah :

a.    Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

b.    Surat permintaan penawaran harga

c.    Memo kredit dan memo debit.

2.      Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah :

a.    Faktur penjualan

b.    Faktur pembelian

c.    Kartu jam kerja

d.   Surat muat

e.    Pernyataan piutang

F.     PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi adakalanya memenuhi beberapa fungsi sekaligus. Sebagai contoh dalam transaksi penjualan, suatu perusahaan menggunakan suatu formulir yang disebut surat order penjualan. Formulir ini diisi berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, nama,dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga jual per satuan dan total harga jual. Surat order penjualan ini dibuat 4 lembar sekaligus untuk mengurangi pekerjaan klerikal. Lembar pertama berfungsi sebagai faktur penjualan yang dikirim kepada pembeli, lembar kedua berfungsi sebagai pemintaan otorisasi penjualan kredit kepada bagian kredit; lembar ketiga berfungsi sebagai perintah pengiriman kepada bagian pengiriman untuk mengirim barang yang tersebut dalam formulir tersebut kepada  pembeli yang bersangkutan; lembar keempat befungsi sebagai tembusan piutang yang dipakai oleh bagian piutang untuk mencatat timbulnya piutang dari penjualan.

Hanya dengan satu kali pekerjaan klerikal formulir surat order penjualan ini memenuhi berbagai fungsi sekaligus.

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinip berikut ini perlu diperhatikan:

1.         Sedapat mungkin meanfaatkan tembusan atau copy formulir.

2.         Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.

3.         Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.

4.         Masukkanlah unsure internal check dalam merancang formulir.

5.         Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akn digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.

6.         Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.

7.         Beri nomor untuk identifikasi formulir.

8.         Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.

9.         Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketikakan memakan waktu yang lama.

10.     Cantumkan nomorurut tercetak.

11.     Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √,  atau × , atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya.

12.     Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).

13.     Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.

Pemanfaatan Tembusan atau Copy Formulir. Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya, diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada Bagian Penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada Bagian Utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima. Untuk mengurangi pekerjaan klerikal, analisis system membuat beberapa lembar formulir, yang dengan sekali pengerjaan, beberapa tujuan tersebut dapat tercapai. Oleh karenaitu, analisis sistem merancang formulir surat order pembelian (purchase order) untuk dikirim kepada pemasok, yang hanya dengan sekali pengerjaan dapat menghasilkan tembusan yang dapat memberikan informasi kepada Bagian Penerimaan dan Bagian Utang.

Penghindaran Duplikasi dalam Pengumpulan Data. Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.

 Rancangan Formulir yang Sederhana dan Ringkas. Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.

Unsur Internal Check dalam Merancang Formulir. Formulir merupakan bagian dari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi. Kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja adalah kelemahan yang melekat pada setiap manusia. Pengisian data ke dalam formulir seringkali mengandung kesalahan manusiawi tersebut. Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam pengisian formulir, analisis sistem harus memasukkan unsur internal check pada saat rancangan formulir.

Nama dan Alamat Perusahaan pada Formulir. Formulir untuk antar bagian di dalam perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namun untuk formulir yang dikirim ke luar perusahaan, nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima. Pencantuman nama, alamat, dan logo tersebut umumnya di bagian formulir sebelah atas, kiri atau kanan, faktur penjualan, surat order pembelian, pernyataan piutang, dan bukti kas keluar merupakan contoh formulir yang memuat nama, alamat, dan logo perusahaan. Lihat formulir faktur penjualan tunai (Gambar 3.1) dan formulir bukti kas keluar (Gambar 3.2).

Nama Formulir. Seperti halnya dengan orang, formulir pun memerlukan nama untuk memudahkan identifikasinya. Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Jika formulir digunakan untuk meminta barang dari Bagian Gudang, maka formulir tersebut diberi nama bukti permintaan barang gudang. Jika formulir digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari Bagian Gudang, maka formulir tersebut diberi nama bukti pengeluaran barang gudang. Jika formulir digunakan untuk meminta dan sekaligus juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari Bagian Gudang, formulir tersebut diberi nama bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.

Nomor Identifikasi pada Setiap Formulir. Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Untuk mengingat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir. Dalam praktek tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.

Gambar 3.2 Bukti Kas Keluar

Formulir Besar. Jika kita harus mengisi banyak kolom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkinan kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindri kesalahan pengisian formulir yang lebar, setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah kanan.

Pencetakan Garis pada Formulir. Garis harus dicetak pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu guna menempatkan tulisan tepat di antara dua garis.

Pencantuman Nomor Urut Tercetak. Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasi transaksi bisnis. Penggunaan nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, memo kredit, faktur penjualan, dan memo debit merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Nomor urut tercetak ini akn dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut. Lihat nomor urut yyang tercetak yang tercantum pada formulir bukti kas keluar (Gambar 3.2).

Rancangan Formulir yang Hanya Memerlukan Pengisian Tanda √ atau ×, atau dengan Mencantumkan Jawaban “Ya” atau “Tidak”. Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda √ atau × untuk informasi yang dipilih oleh pengisi. Sebagai contoh, jika salah satu informasi yang akan dikumpulkan dalam formulir adalah jenis kelamin pengisi, maka analisis system tinggal mencantumkan informasi tersebut dalam formulir sebagai berikut:

√

Laki-laki

Wanita

Pengisi formulir tidak perlu menuliskan laki-laki atau wanita pada saat mengisi formulir tersebut, namun cukup membubuhkan tanda √ atau × dalam kotak dimuka informasi yang dipilihnya. Cara lain yang ditempuh oleh analisis system untuk menghemat waktu pengisian formuliradalah dngan membuat pertanyaan sedemikian rupa guna memperoleh informasi dari pengisi. Pengisi formulir cukup hanya memilih jawaban ya atau tidak yang sudah tersedia, dengan cara melingkari jawaban yang dipilihnya. Lihat contoh pertanyaan tersebut dalam formulir Survey Formulir (Gambar 3.6).

Formulir Ganda. Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara berikut ini:

a.       Dengan menyisipkan karbon yang dapat dipakai lebih dari satu kali di antara lembar asli dengan lembar tembusannya dan di antara lembar tembusan yang lain.

b.      Dengan menyisipkan karbon sekali pakai di antara lembar asli dan lembar tembusannya dan di antara lembar tembusan yang lain.

c.       Dengan menggunakan kertas tanpa karbon (carbonless paper) sebagai bahan cetak formulir berganda.

Seringkali informasi tertentu yang tercantum dalam lembar formulir asli tidak dikehendaki tampak dalam lembar tembusan tertentu. Untuk memenuhi keperluan ini ada beberapa cara yang dapat ditempuh:

a.       Kolom atau baris dalam lembar tembusan tertentu yang tidak dikehendaki berisi informasi tertentu yang tercantum dalam lembar formulir asli dihitamkan, sehingga pada waktu pengisian formulir dilakukan, pada tempat yang dihitamkan tersebut tulisan tidak dapat dibaca. Sebagai contoh adalah formulir tembusan surat order pembelian yang dikirimkan oleh Bagian Pembelian ke Bagian Penerimaan untuk mmemberitahukan tentang adanya barang yang akan diterima oleh Bagian Penerimaan dari pemasok tertentu. Informasi kuantitas barang yang tercantum dalam lembar asli surat order pembelian tidak dikehendaki tampak dalam tembusan formulir tersebut yang dikirimkan ke Bagian Penerimaan, agar bagian yang terakhir ini melaksanakan perhitungan barang secara independen sehingga hasil perhitungannya benar-benar dapat dipercaya. Oleh karena itu kolom kuantitas, harga satuan, dn jumlah harga dalam tembusan surat order pembelian yang diperuntukkan bagi Bagian Penerimaan dihitamkan agar informasi yang dicantumkan dalam lembar asli formulir tersebut tidak dapat dibaca oleh Bagian Penerimaan. Lihat Gambar 3.3 Surat Order Pembelian dan Gambar 3.4 Tembusan Surat Order Pembelian.

b.      Karbon yang disisipkan di atas lembar tembusan yang dikehendaki tidak terisi dengan informasi yang tercantum dalam lembar formulir asli dipotong sedemikian rupa sehingga informasi yang dicantumkan pada lembar asli tidak terekam pada lembar tembusannya.

c.       Formulir tembusan yang tidak dikehendaki terisi dengan informasi yang tercantum dalam lembar asli dipotong sedemikian rupa sehingga informasi yang dicantumkan pada lembar asli tidak terekam pada lembar tembusannya.

G.    KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir? Ada 4 keadaan yang mendasar perlunya penggunaan formulir:

1.      Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.

2.      Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

3.      Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.

4.      Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.

Gambar 3.3Surat Order Pembelian

Gambar 3.5 Pembagian Zona Dalam Formulir

Jika Suatu Kejadian Harus Dicatat. Jika suatu peristiwa perlu dicatat, maka diperlukan formulir untuk merekamnya. Misalnya suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukannya setiap hari. Untuk itu perusahaan tersebut perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksitersebut setiap harinya.

Jika Suatu Informasi Tertentu Harus Dicatat Berulang Kali. Jika suatu informasi harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. Sebagai contoh jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, Bagian Gudang harus menuliskan nama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan informasi yang harus disampaikan oleh Bagian Gudang kepada Bagian Pembelian.

Jika Berbagai Informasi yang Saling Berhubungan Perlu Disatukan dalam Tempat yang Sama. Untuk dapat memenuhi permintaan pembelian yang diajukan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan Bagian Pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar. Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh Bagian Gudang maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.

Jika Diperlukan Penetapan Tanggung Jawab Terjadinya Transaksi. Seperti disebutkan di atas, formulir digunakan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang diperlukan formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.

H.    FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

1.      Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

2.      Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.

3.      Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.

4.      Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan  dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

5.      Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.

6.      Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.

I.       INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR

Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu dilakukan survai guna mengumpulkan informasi:

a.       Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.

b.      Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.

Daftar pertanyaan yang digunakan oleh analis sistem untuk mengumpulkan informasi formulir yang akan diperbaiki desainnya meliputi aspek secara umum, teks, desain, kertas, dan produksi. Contohnya mengenai aspek produksi, pertanyaannya: berapa kuantitas yang digunakan? Bulanan.....Tahunan......

J.      DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam: dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document). Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalahdokumen yang melamoiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat mmuat (bill of lading) sebagai dokumen pendukung faktur penjualan tersebut. Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. Surat order pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum  dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum  dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya berbagai dokumen pendukung tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi menjadi dapat diandalkan kesahihannya. Dalam Gambar 3.7 disajikan nama dokumensumber dan dokumen pendukung yang bersangkutan.

Transaksi	Dokumen sumber	Dokumen pendukung yang bersangkutan
Penjualan tunai	Faktur penjualan tunai	Pita register kas
Penjualan kredit	Faktur penjualan	Surat order pengiriman Laporan pengiriman barang Surat muat
Retur penjualan	Memo kredit	Laporan penerimaan barang
Pembelian	Bukti kas keluar	Surat order pembelian Laporan penerimaan barang Faktur dari pemasok
Retur pembelian	Memo debit	Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan	Bukti kas keluar	Daftar gaji Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang	Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

Gambar 3.7 Transaksi, Dokumen Sumber, dan

Dokumen Pendukung yang bersangkutan

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Formulir (Dokumen)adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang,  dan tanda tangan wiraniaga.Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolaan data elektronik.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk :

a.    Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan.

b.    Untuk Menentukan Data Bisnis Perusahaan.

c.    Untuk Mengurangi Kemungkinan Kesalahan dengan Cara Menyatakan Semua Kejadian dalam Bentuk Tulisan.

Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya

1.    Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2.    Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang.

B.     SARAN

Dengan adanya penulisan makalah ini, sebaiknya para pembaca maupun perusahaan-perusahaan dalam merancang formulir memperhatikan faktor-faktor yang digunakan dalam merancang formulir sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Formulir juga perlu ditinjau secara periodik.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Jakarta : Salemba Empat, 2001.